PowerPoint Vorlagen: Wesentliche Grundlage von geschmackvollen und markenkonsistenten Präsentationen

Wer Burger gern aus der Hand isst, weiß, dass es ohne Bun – das Brötchen, welches es mittlerweile in vielen Varianten gibt, nicht geht. Salat, der saftige und würzige Patty und die Soßen würden als eine Masse auf dem Teller liegen. Wie der Burger-Bun für den Patty, so sorgt auch der Präsentationsmaster für einen stabilen Rahmen für die Inhalte einer individuellen Präsentation. Wir haben unsere langjährige Vorlagen-Expertin Michaela Kapalla – Spitzname Maschi –  mal ganz ausführlich das gefragt, was unsere Kunden uns zu Präsentationsvorlagen auch gern fragen.

Warum benötigt man eine PowerPoint-Vorlage?

Ich fange mal andersherum an: Erstellst du eine einmalige Präsentation, die du niemals wieder brauchst und mit der auch kein anderer arbeiten wird, brauchst Du keine Präsentationsvorlage. Hast du kein Logo, keine Farben oder Schriften, eben kein Corporate Design, brauchst du auch keinen Master. Stellst du deinen Kunden niemals deine Ergebnisse, Ideen oder dein Unternehmen vor? Bist du auch niemals auf Messen oder Events vertreten? Dann brauchst du auch keinen Master.

Ansonsten solltest du dir über Präsentationsvorlagen Gedanken machen. Denn der große Nutzen ist – natürlich vorausgesetzt, alle halten sich an die Vorgaben im Präsentationsmaster – eine einheitliche und CD-konforme Präsentation. Und das über das gesamte Unternehmen hinweg. Der Master bildet dabei die Basis für alle weiteren Präsentationsunterlagen, wie zum Beispiel Folienbibliotheken, Unternehmens- und Produktpräsentationen sowie jegliche Kommunikationsunterlagen, die präsentiert werden. Und PowerPoint ist da ja ein sehr vielseitig einsetzbares Tool, so dass mit Präsentationsvorlagen als Basis viele Kommunikationsmittel abgedeckt werden können.

Insbesondere Neukunden ohne nennenswerte PowerPoint-Erfahrungen haben Schwierigkeiten, Präsentation, Master und Bibliothek auseinanderzuhalten. Wie erklärst du ihnen das?

An sich ist es ganz einfach. Na gut, sagt sich immer so schnell.

Wenn der Ansprechpartner aus dem Design kommt, dann erkläre ich es auch gern in InDesign-Sprache. Die Präsentationsvorlage bzw. der PowerPoint Master ist die Basis für alle weiteren Unterlagen. Im InDesign ist es die Musterseite. Auf der befinden sich alle wichtigen Elemente. Und diese sind am besten fest integriert. Im Master sind neben Logo, Farben, Schriften und eben das Grunddesign auch Folientypen, sogenannte Layouts, eingerichtet. Diese geben den Rahmen vor, insbesondere in Form von Titelseiten, Trennseiten, Kontaktseiten. Aber sie dienen auch als Orientierung für den schnellen Aufbau von Präsentationen. Dabei stehen auf Folientypen niemals konkrete Inhalte. Hier werden keine Diagramme oder Tabellen oder sonstige Schaubilder abgelegt, sondern lediglich spezifische Platzhalter eingerichtet, in denen später Bilder, Tabellen, Diagramme, etc. reingeladen werden können. Diese Platzhalter geben die Position und Größe vor. Außerdem geben sie vor, welche Typo in welcher Größe angewendet werden darf oder definieren CD-konforme Aufzählungszeichen vor.

Jetzt werden vielleicht viele sagen: Cool, dann baue ich meine ganzen Schaubilder, wie Prozesse, SWOT-Analyse, Zeitstrahl, etc. als Folientyp auf und schon haben die Kollegen eine strikte Vorgabe, wie eine Seite mit einem Schaubild auszusehen hat. Hm, verlockender Gedanke, aber wie gut lässt sich das in der Realität nutzen? Das wären dann ja fixe Objekte. Aber nicht jede Prozessgrafik sieht in jeder Präsentation gleich aus. Textboxen stehen nicht immer an der gleichen Stelle.

Genau dafür steht die Folienbibliothek. Die Kollegen benötigen gute Vorgaben, Orientierungshilfen und Inspirationshilfen für ihre Präsentationen. Die Folienbibliothek baut auf der Vorlage und den darin definierten Gestaltungselementen auf. Die in der Bibliothek aufbereiteten Folien dienen als Inspirationsquelle für die Erstellung von eigenen Präsentationen. Die enthaltenen Schaubilder berücksichtigen die Richtlinien des Corporate Designs und helfen so dabei, diese anzuwenden. Die Bibliothek enthält häufig genutzte Folien, wie zum Beispiel Diagramme, Tabellen oder Organigramme. Zudem stehen zum Kopieren individuell nutzbare Icons, Störer oder definierte Textbausteine bereit. Aus dieser offenen Datei kann sich der Anwender nach Herzenslust bedienen und sich inspirieren lassen. Wir setzen genau die Folien um, die das Unternehmen auch in Präsentationen braucht, ob im täglichen Business oder eben für die besondere Präsentation. Dabei arbeiten wir mit Dummy-Inhalten. Der Anwender sucht sich genau das vordefinierte Schaubild aus seiner Bibliothek heraus und passt es eben mit seinen Inhalten an. Ganz individuell. Er spart so viel Zeit und muss nicht immer alles neu denken. Aus einer GfK-Studie wissen wir, dass für 44 Prozent aller Nutzer das Formatieren von Präsentationen der größte Zeitfresser ist. Und das wollen und können wir mit einer Folienbibliothek minimieren.

Und schließlich sind da die eigentlichen Präsentationen. Genau diese sollen einheitlich sein, technisch sauber und einfach zu erstellen sein und immer dem Corporate Design entsprechen. Genau dafür wird der Master benötigt; als Grundlage für die einfache Präsentationserstellung; und eben die Folienbibliothek, aus der die Anwender fleißig vorgebaute Folien kopieren können. Und für die ganz besondere Präsentation unterstützen all unsere Präsentationsdesigner bei der kreativen Darstellung von Kommunikationsinhalten.

Was muss jeder gute Folienmaster berücksichtigen?

Klar, ein Master sollte immer technisch sauber eingerichtet sein. Und sicher bin ich da sehr kleinlich, aber bei uns heißt das auch, alle neun Textebenen einzurichten. Und das in jedem Textfeld. Wahrscheinlich braucht niemand neun Ebenen, aber falls doch, ärgert sich im Zweifel jemand auf der letzten Textebene mit manueller Nachformatierung herum. Deswegen haben wir den Anspruch auf absolute Sauberkeit.

Dann sollte ein Master dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen. Er muss sich eingliedern. In vielen Unternehmen hat man noch immer das Gefühl, dass der Folienmaster in einem Re-Branding-Prozess nur einen kleinen und eher beiläufigen Teil spielt. Man konzentriert sich sehr auf die Webseite oder den Imagefilm oder Broschüren. Aber womit wird ein Unternehmen doch meist präsentiert? Fast 90 Prozent aller Unternehmen setzen auf PowerPoint-Präsentationen. Da kommt dann die Unternehmenspräsentation ins Spiel. Natürlich, diese soll das Unternehmen und die Produkte in einer spannenden Story erzählen, aber Sie sollte auch die Marke des Unternehmens visuell konsistent transportieren.

Nicht zu vergessen ist das Handling des Masters: Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, sei es die Assistenz, die Kollegen im Marketing, in der Unternehmenskommunikation, in der Produktion, in der IT oder im Trainingscenter sollte den Master gut anwenden können. Und neben dem Umgang mit PowerPoint oder einem anderen Präsentationstool sollte auch das CD des Unternehmens verständlich integriert und problemlos zu berücksichtigen sein.

Hört sich aufwendig an. Kann ich nicht einfach eine Präsentation online einkaufen, umfärben, und fertig?

Na klar. Kannst du machen. Aber dann ist sie nicht individuell auf dein Unternehmen abgestimmt. Und sehr wahrscheinlich wird sie auch nicht besonders gut eingerichtet und damit umständlich im alltäglichen Umgang sein. Einfach nur mit Farben und Logo ist es eben nicht getan. Wir gehen bei der Entwicklung von neuen Präsentationsunterlagen genau auf dein Unternehmen ein und entwickeln die richtige Lösung für dich. Wir hinterfragen ganz genau, was du brauchst und wie dein Präsentationsverhalten aussieht. Hierfür haben wir einen Prozess entwickelt, der uns und unseren Kunden dabei hilft, gradlinig und ohne zu viele Schleifen schnell und unkompliziert an das beste Ergebnis heranzukommen.

Schön machen, kann jeder. PowerPoint Vorlagen professionell zu erstellen, bedeutet aber auch die Effizienzpotenziale für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Wie stellt ihr denn sicher, dass die Präsentationsmaster mit dem jeweiligen Corporate Design und mit anderen Office-Dokumenten des Kunden übereinstimmen?

Hierfür brauchen wir natürlich den Kunden. Wir analysieren gemeinsam in einem Workshop oder auch erstmal allein aus unserer Perspektive jegliche Kommunikationsunterlagen, die der Kunde hat, nicht nur Präsentationen. Wir müssen den Kunden kennenlernen, wie er arbeitet und wie er kommuniziert. Aus den gewonnenen Erkenntnissen stricken wir dann ein Gestaltungskonzept, welches mit dem Kunden gemeinsam abgestimmt wird und die Richtung gemeinsam eingeschlagen wird.

Befindet sich der Kunde in einem Step, in dem noch gar keine Corporate-Grundlage vorliegt, entwickeln möglicherweise erstmal gemeinsam mit dem Kunden seine Marke und beginnen mit einem gemeinsamen Workshop. Jedes Unternehmen möchte individuell am Markt auftreten. Und genau darauf gehen wir ein. Jeder Folienmaster oder auch nur der Korrespondenz-Brief ist ein wichtiger Baustein im Corporate Design des Kunden. Und genauso behandeln wir auch jedes Projekt.

Der enge Austausch ist wichtig. So verlieren wir niemanden auf der Strecke. Wir wollen, dass nicht nur unser Ansprechpartner mit dabei ist, sondern auch andere Kollegen, die dann mit dem Ergebnis arbeiten sollen. Schon nach kurzer Zeit erhält der Kunde von uns eine offene Testdatei, die er gern an Test-User verteilen kann und ausprobieren kann. Die Vorlagen sollen ja in seinem Unternehmen funktionieren und nicht für mich. Wir achten daher immer sehr auf Sinnhaftigkeit und Machbarkeit, vor allem für Menschen, die keine Designer im Unternehmen sind. Auch sie sollen das Unternehmens-CD gut verstehen und dementsprechend auch anwenden können.

Gibt es Unterschiede für die Gestaltung eines guten Masters, je nach Zweck der Präsentation?

Auf jeden Fall. Ein guter Master soll ja je nachdem die täglichen oder die weniger täglichen Bedürfnisse abdecken. Und das sind nicht nur die Unternehmenspräsentation, Sales Präsentation oder die große Event Präsentation. Bei der einen Präsentation stehen kleinteilige Unternehmensinformationen oder Finanzkennzahlen im Vordergrund, bei der anderen große Emotionen für die große Bühne. Das sind ja ganz unterschiedliche Anforderungen an Inhalte, die ganz einfach über PowerPoint Vorlagen erstellt werden sollen. Und der PowerPoint Master muss darüber hinaus für noch so viel mehr herhalten. Einige Unternehmen erstellen ganze Reports mit PowerPoint. Oder sie schreiben schnell mal das Konzept für den Vorgesetzten runter. Klar, es ist einfach und ich kann mal schnell eine Grafik aufzeichnen oder ein Diagramm einfügen. Und auch hierfür legen wir Folientypen an, die das sauber und ordentlich, aber doch noch mit einer kreativen Idee abbilden.

Wäre es nicht einfacher mit Tools wie Google Slides? Ist die Vorlagenerstellung da nicht einfacher?

Google Slides und Co. sind ja noch relativ frisch am Markt und haben sicher auch ihre Daseinsberechtigung. Und erste Unternehmen sind auch schon umgestiegen. Wir haben erste Unternehmen bei diesem Schritt begleiten dürfen. Vor allem in der gemeinsamen Erarbeitung von Unterlagen bieten die Online-Programme Vorteile. Und das ist auch definitiv die Zukunft. Aber als aktuell einfacher würde ich es nicht bezeichnen. Es hängt stark von den Anforderungen und Bedürfnissen eines jeden Anwenders oder Unternehmens ab. Google Slides und PowerPoint Online und auch andere können schon recht viel, sind aber eben auch noch nicht so weit wie das Desktop-Programm PowerPoint. Gerade wenn es um CD-Vorgaben wie Farben oder Folientypen geht, oder um Feinheiten wie Tabellen- oder Diagrammvorlagen, haben die Online-Programme noch sehr viel Potenzial.

Welche Tipps sollten Unternehmen zusammengefasst auf jeden Fall berücksichtigen?

1. Den Prozess definieren

Legen Sie nicht einfach los! Planen Sie Ihr Projekt. Seien Sie sich sicher, was Sie wollen und wohin Sie wollen. Definieren Sie einen Prozess. Gehen Sie strukturiert vor und ermitteln Sie Ihre Bedarfe. Beziehen Sie in jedem Schritt die jeweils relevanten Stakeholder aus Brand, Sales und Fachabteilungen ein und scheuen Sie beim Roll-out der Vorlagen nicht den Test mit den Anwendern im Unternehmen.

2. Die Marke schützen

Die Einrichtung des Corporate Designs sorgt für einen konsistenten Markenauftritt.

Wenn Sie es schaffen, dass alle Beschäftigten in Ihrem Unternehmen einfach CD-konforme Präsentationen bauen können, weil PowerPoint Vorlagen professionell eingerichtet sind, schützen Sie automatisch Ihre Marke. Dass in Kampagnen höchste Priorität auf Brand Safety und Brand Recognition gelegt wird, aber Folien wie Kraut und Rüben aussehen dürfen, ist total inkonsistent macht aus meiner Sicht keinen Sinn.

3. Produktivität erhöhen

Eine professionelle, technisch einwandfreie Einrichtung sorgt für eine problemlose, effektive Präsentationserstellung. Ich habe in all den Jahren so oft den Fall gehabt, dass Kunden zu uns kamen, weil alles nicht so richtig funktioniert hat. Dennoch ist der PowerPoint Master bereits im Unternehmen ausgerollt worden und hat nicht nur eine Menge Zeit und Geld, sondern auch Frustration bei den Anwendern gekostet. Die Mitarbeiter sind einfach produktiver, wenn der Master technisch perfekt eingerichtet ist.

4. Mitarbeiter einbeziehen

Die Entwicklung von Office Vorlagen entlang der Bedürfnisse von Anwendern und Unternehmen stellt Ihren Master auf ein breites Fundament. Denn mitunter haben Sie gar nicht den Überblick darüber, wie und mit welchen Inhalten Ihre Kollegen und Mitarbeiter präsentieren. Nutzen sie den Moment, sich hier zu harmonisieren.

5. Orientierung geben

Die am meisten genutzten Folienlayouts in den Master bieten eine gute Struktur für die Präsentationserstellung. Vor allem Titel, Agenda, Kapiteltrenner, klassische Inhaltsfolien sowie Abschlussseiten könnten hier helfen. Darüber hinaus helfen spezielle Master-Guidelines und Trainings bei der Implementierung von Vorlagen.

6. Inspiration für Inhalte liefern

Folienbibliotheken machen es den Mitarbeitern noch einfacher, schnell auf sinnvolle und CD-konforme Visualisierungen für ihre Inhalte zurückzugreifen.

Über Michaela und ihre Arbeit bei K16

Ich bin 2001 zu K16 gestoßen und habe als Designerin im Themenschwerpunkt Präsentationen und Dokumentationen angefangen. K16 hatte sich ja darauf spezialisiert, direkt im MS PowerPoint und MS Word für ihre Kunden Präsentationen und Dokumentationen zu überarbeiten und diese als offene Unterlage zur Verfügung zu stellen. Das war damals ganz neu – auch für mich – und natürlich ein riesiger Gewinn für unsere Kunden, da sie an Ihren Unterlagen selbst weiterarbeiten konnten. Mich hat die Technik dahinter interessiert, weil ich meine Ergebnisse auch immer gestalterisch einheitlich und technisch sauber abliefern wollte und weil ich es dem Kunden auch immer einfach machen wollte. Unsere Kunden haben das verstanden und wertgeschätzt. Daher wurde die Nachfrage nach sauberen und Corporate-Design-konformen Office Vorlagen immer stärker. 2008 habe ich mich dann fast ausschließlich um das Thema PowerPoint Vorlagen und Word Vorlagen gekümmert. Ab 2010 fing ich dann an, ein Team rund um das Thema aufzubauen. Heute begleiten wir unsere Kunden hinsichtlich Office Vorlagen durch den gesamten Prozess bis zur Implementierung ihrer Unterlagen im Unternehmen. Dabei haben wir ein großes Partner-Netzwerk rund um das Thema Effizienz-Tools und Individualprogrammierungen aufgebaut.

Bei Fragen, Anmerkungen und Anregungen freuen wir uns auf Ihre E-Mail an kontakt@k16.de oder über Ihre Nachrichten per Kontaktformular.